168 horas na semana: como você usa seu tempo?

tempoVocê está constantemente precisando de tempo? Parece que nunca tem horas suficientes no dia para realizar tudo o que você quer? Fica estressado tentando encontrar tempo para completar todas as tarefas diárias? Se sim, você não está sozinho. Para muitas pessoas, esse é um problema comum que diminui sua qualidade de vida.

O tempo é o bem mais precioso que nos foi dado. Por quê? Porque uma vez perdido, ele se foi para sempre. Não podemos emprestar ou comprar mais a qualquer preço. Ao contrário de muitos bens, o tempo não pode ser salvo para ser usado no futuro. Nós realmente não sabemos o quanto disso nos será permitido, já que o futuro é incerto.

Pense sobre isso: Bill Gates, Michael Phelps e todos nós temos em comum? Cada um de nós tem 24 horas em um dia e nem um segundo a mais. Nenhuma quantia de dinheiro, fama, influência ou poder pode mudar esse fato. É o único presente que todos nós recebemos de maneira igual e justa.

Vamos examinar o tempo mais de perto: já que todos nós temos 24 horas por dia, isso é igual a 168 horas por semana (24 horas x 7 dias). Quando dividimos 168 horas por 3, obtemos um número redondo de 56 horas. Mas por que dividir por 3? Porque o nosso tempo pode ser dividido em 3 categorias básicas que fazem sentido para a maioria de nós: dormir, trabalhar e o resto.

 

Os três blocos de tempo de 56 horas

Pense em cada categoria como um intervalo de tempo separado. Temos o bloco de dormir, o bloco de trabalho e um bloco para todo o resto. A maioria dos adultos requer 8 horas de sono por dia. Isso significa que passamos um terço do nosso tempo (56 horas por semana) dormindo ou 1 bloco.

O segundo bloco é para o trabalho. Como a maioria de nós trabalha pelo menos 8 horas por dia, 5 dias por semana, isso equivale a 40 horas por semana. Entretanto, muitos trabalhos geralmente demandam mais de 40 horas por semana e também têm o adicional do tempo de deslocamento até o local de trabalho. Para simplificar, suponhamos que a maioria das pessoas gaste um terço de seu tempo trabalhando e indo para o trabalho, ou seja, 56 horas por semana ou outro bloco.

Isso nos deixa com um bloco de tempo restante à nossa disposição para todo o resto. É o tempo que usamos para tarefas cotidianas, como preparar nossa comida, fazer refeições, escovar os dentes, tomar banho, arrumar a casa, exercitar, meditar etc. Esse também é o intervalo de tempo que desenhamos para atividades de lazer, como ler, caminhar, assistir à TV ou um filme, passar tempo com nossos filhos e curtir momentos com nosso parceiro. O tempo em nosso bloco do “resto” também é alocado para tarefas não cotidianas e ocasionais, ainda que essenciais, como fazer compras, lavar roupas, limpar a casa, lavar o carro etc.

Como o tempo é um bem limitado, e é melhor administrá-lo alocando-o nesses três grupos, mas como gerenciamos nossas 168 horas com mais eficácia?

 

Decidindo o que é importante

Para determinar quais tarefas e atividades são dignas de nosso precioso tempo e, por isso, coloca-las em um de nossos blocos, precisamos avaliá-las. Antes de podermos realizar essa avaliação corretamente, precisamos primeiro determinar nossas (1) competências essenciais, (2) valores, (3) metas e (4) fontes de felicidade.

  1. Competências Essenciais

Nossas principais competências são as habilidades únicas que nos destacam da multidão. São as habilidades que desenvolvemos que nos permitem atingir nossos objetivos. São os talentos que nos permitem trazer mais valor ao que fazemos.

  1. Valores

Nossos valores são uma grande parte do que nos define como indivíduos. Eles ajudam a orientar nossas decisões e nos permitem saber quando estamos no caminho certo. Nossos valores também fornecem uma base sólida para nossos objetivos.

  1. Objetivos

Nossos objetivos são as ambições que queremos alcançar em nossa vida. Eles ajudam a criar uma rotina e a trabalhar com nossos valores para orientar nossas decisões. Nossas metas não devem ser vistas apenas como metas, mas também como referências.

  1. Felicidade

Nossas fontes de felicidade são extremamente pessoais e individuais. Nós não devemos levar em conta sugestões dos outros quando decidimos o que nos faz realmente felizes. Por isso, devemos refletir profundamente para descobrir nossas verdadeiras fontes de felicidade. Saber o que realmente nos faz felizes tornará mais fácil para pararmos de gastar tempo em tarefas e atividades que não atendem a esse objetivo final em nossas vidas.

 

Gerenciando os intervalos de tempo

Essencialmente, o primeiro bloco, o do sono, é fixo. Para o bem da nossa saúde, não devemos tomar nenhuma hora desse primeiro bloco para adicionar aos outros dois. Então, isso nos deixa com tempodois blocos, ou 112 horas, nos quais precisamos focar nosso esforço.

Vamos começar com o nosso bloco de trabalho. Quais são as competências que queremos focar e desenvolver na nossa vida profissional? Em quais habilidades somos melhores? Quais habilidades queremos desenvolver para nos ajudar a alcançar as metas? Quais atividades estão mais alinhadas com nossos valores? E quais realmente nos fazem felizes? Qualquer tarefa que não esteja alinhadas corretamente com esses critérios devem ser terceirizadas ou delegadas sempre que possível.

Em seguida, vamos ver nosso intervalo “resto”. Da mesma forma, devemos avaliar as tarefas que realizamos regularmente que se enquadram nessa categoria e determinar se elas atendem aos nossos quatro critérios. Agora, nem tudo neste intervalo sempre estará alinhado com todos os nossos quatro critérios. Por exemplo, eu não quero que passar roupa seja uma das minhas principais competências, mas parecer bem preparado é um dos meus objetivos, e me sinto melhor e mais feliz quando apresento uma imagem positiva.

 

Como você gasta seu tempo?

A realidade é que a maioria de nós não tem ideia de como estamos gastando nosso tempo limitado e o que realmente estamos colocando em nossos blocos. Para determinar se você está usando seus próprios blocos da maneira mais eficiente possível, recomendo um exercício simples.

Passe a próxima semana (e de preferência as próximas duas semanas) anotando tudo o que você faz, com o máximo de detalhes possível. Tome nota de quanto tempo cada tarefa que você executa está realmente tomando. Eu garanto que no final do primeiro dia você ficará surpreso, e até o final das duas semanas você ficará surpreso com o quão pouco você sabe sobre a maneira como você está realmente gastando seu bem mais precioso.

Isso pode parecer um exercício difícil de completar, mas seu valor é enorme. Para facilitar a realização, coloque cada tarefa em uma agenda. Quanto menor o intervalo, mais precisos e, portanto, mais úteis serão os dados. Para ajudá-lo a lembrar-se de preencher sua planilha regularmente, defina um cronômetro para lembrá-lo de concluí-lo a cada 15 ou 30 minutos.

Depois de preencher suas planilhas por pelo menos uma semana inteira (lembre-se, duas semanas é realmente preferível), some as horas que você gastou em cada tarefa como um total. Em seguida, use seus quatro critérios (competências essenciais, objetivos, valores e felicidade) para avaliar cada uma dessas tarefas. No final do exercício você provavelmente descobrirá que está gastando muito menos tempo do que gostaria no que é mais importante para você, e na verdade está desperdiçando muito tempo em coisas que não fazem sentido para você. Agora o que você faz com esse conhecimento?

 

Como usar seu bloco de tempo efetivamente

  1. Seja atencioso e realista

Depois de concluir suas planilhas e determinar quais atividades e tarefas pertencem aos seus blocos, decida quanto tempo você deseja dedicar a cada uma delas. Lembre-se, cada balde só recebe 56 horas em uma semana, portanto, aloque suas horas de maneira pensada, mas realista. Você pode ter que fazer alguns sacrifícios nesta etapa.

  1. Eliminar o desperdício

Das tarefas que são mais sem sentido, determine quais você pode eliminar ou reduzir e como você fará isso. Digamos, por exemplo, que você tenha determinado que você gasta 4 horas por semana nas redes sociais. Se você colocar um alarme por um período ou até apagar o aplicativo por um tempo, talvez você consiga reduzir essas 4 horas para apenas uma.

  1. Bloqueie os espaços vagos

Agora olhe para suas tarefas mais importantes e significativas. Você está dedicando o suficiente de suas horas limitadas a eles? Digamos que passar tempo com seus filhos seja uma de suas maiores prioridades em seu bloco “resto”. Mas depois de completar a agenda, você descobre que está gastando muito menos tempo do que deseja com eles. Faça questão de bloquear os horários em uma base semanal (e esperançosamente diária) que você dedicará a eles. Ao bloquear esse tempo, você evita que outras tarefas menos significativas invadam o que realmente importa para você. Faça o mesmo com o seu bloco de trabalho. Aquelas atividades que estão mais alinhadas com seus quatro critérios e que não estão recebendo o tempo que merecem, também precisam ter blocos de tempo dedicados.

  1. Planeje com antecedência

Lembre-se daquelas tarefas ocasionais, porém essenciais, que mencionei anteriormente? Às vezes, essas tarefas podem realmente exigir que você faça algumas mudanças drásticas em sua agenda. Por exemplo, o cálculo de impostos, feriados, viagens ou festas de casamento não podem ser ignorados e ocupam uma quantidade muito grande de tempo que precisa vir de outro lugar. Planeje com antecedência para essas ocasiões, para que você esteja bem preparado e crie o mínimo de interrupção possível para suas tarefas diárias mais importantes.

  1. Prepare-se para o inesperado

E finalmente aqui está uma dica muito útil. Todos os dias, inesperadamente, você se encontrará em uma situação inevitável que invade seu precioso tempo. Talvez um de seus colegas de trabalho esteja atrasado para iniciar uma reunião, ou talvez você tenha uma espera excepcionalmente longa no consultório médico. Em vez de permitir que essas ocasiões ocupem um espaço extra em um de seus blocos, crie uma lista mental de tarefas pequenas, porém significativas, que você pode concluir em intervalos curtos e não bloqueados. Crie uma lista de amigos e parentes que você gostaria de enviar por e-mail ou marque os artigos que deseja ler no navegador do seu smartphone. Dessa forma você nunca será pego de surpresa e você será capaz de transformar o tempo desperdiçado em tempo bem gasto.

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